Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025, các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn vẫn được chấp nhận khi tính thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp nếu thuộc một trong 5 nhóm sau:
Mua nông, lâm, thủy sản của người trực tiếp sản xuất, đánh bắt
Trường hợp mua nông sản, lâm sản, thủy sản do người dân trực tiếp trồng trọt, chăn nuôi hoặc đánh bắt bán ra, không bắt buộc phải có hóa đơn. Khoản chi vẫn được hạch toán chi phí nếu có đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định.
Mua sản phẩm thủ công do người sản xuất trực tiếp bán
Các sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ nông nghiệp, do người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra, được phép tính vào chi phí mà không cần hóa đơn.
Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt
Doanh nghiệp mua phế liệu từ cá nhân trực tiếp thu nhặt, không phải tổ chức hay cá nhân kinh doanh, thì khoản chi này không yêu cầu hóa đơn nhưng vẫn được tính chi phí hợp lý.
Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh
Trường hợp mua đồ dùng, tài sản do hộ gia đình hoặc cá nhân không kinh doanh bán trực tiếp tài sản của mình, doanh nghiệp không cần hóa đơn để đưa khoản chi vào chi phí được trừ.
Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT
Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không thuộc 4 nhóm trên) mà doanh thu năm của người bán dưới ngưỡng chịu thuế GTGT, thì không bắt buộc phải có hóa đơn khi tính chi phí.
Lưu ý khi hạch toán chi phí mua hàng không có hóa đơn
Đối với các trường hợp nêu trên, vẫn phải có đầy đủ chứng từ thay thế, bao gồm:
– Chứng từ chi tiền cho người bán theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ;
– Thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng cá nhân, hộ gia đình từ 05 triệu đồng trở lên;
– Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Người lao động mua hàng cho doanh nghiệp trên 05 triệu đồng có bắt buộc chuyển khoản?
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên chỉ được tính chi phí được trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định về thuế GTGT.
Cụ thể, nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày từ một người bán, mỗi lần dưới 05 triệu đồng nhưng tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp chỉ được trừ chi phí khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động mua hộ hàng hóa, dịch vụ phục vụ sản xuất, kinh doanh, với giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, khoản chi chỉ được trừ khi đáp ứng đồng thời các điều kiện:
– Người lao động thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt;
– Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định;
– Doanh nghiệp có quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định ủy quyền;
– Doanh nghiệp thanh toán lại khoản chi cho người lao động.
Nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán thì vẫn được tạm tính chi phí được trừ. Tuy nhiên, khi thực hiện thanh toán mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí tại kỳ tính thuế phát sinh, kể cả khi đã bị thanh tra, kiểm tra.
Quy định này chính thức áp dụng từ ngày 15/12/2025.
Hải Linh